自社運営サービスに簡単導入!クラウドサイン CONNECTとは?

自社運営サービスに簡単導入!クラウドサイン CONNECTとは?

今回はクラウドサイン コネクトについて調べてみました。

クラウドサイン CONNECTとは?

釘にかけた紐

クラウドサインではKintoneやSalesforceなど、代表的な管理ツールとの連携が可能で、専用料金を整備して提供しています。Kintoneなどのツールをデフォルトで使用している企業については、その連携サービスを導入すればよいのですが、それ以外のツールを使っている企業もあると思います。そういった各社それぞれが使用している管理ツールとクラウドサインを連携させるのクラウドサインCONNECTです。

使う場面としては別のページで解説している、クラウドサインKintoneやクラウドサインSalesforceと同様になるかと思います。例えばクラウドソーシングサービス、レンタルサービス、マッチングサービスなどの自社でウェブサービスを運営していると、都度顧客とのやり取りがそこに蓄積されていきます。そして受注する、となったタイミングで誓約書、同意書、契約書などを結ぶわけですが、その際にクラウドサインと連携して、テンプレート呼び出し、署名、送付、締結が可能となります。

従来のオペレーションでは、社内サーバーのファイルから契約書ひな形を持ってきて、契約書案を作成し、社内で押印するための申請書も作成して、それをメールまたはワークフローシステムで法務部にわたす。その後先方にメールや別の社内システムで送るというやり方が一般的だと思います。その工程をシームレスにつなぐことでミスや漏れをなくし、契約締結までの流れをスピードアップさせることが期待できます。

クラウドサインCONNECTを導入するメリット

紙飛行機

自社システムを使いながらシームレスに契約締結を行うことができるというのが一番のメリットです。

いわゆる、API連携というものになります。そもそもAPI連携とは簡単に言うと「サービスとサービスをつなぐ窓口連携」のことです。身近な例でいうと、何かしらのサービスに会員登録する際、グーグルアカウントやフェイスブックアカウントでログインができることが増えましたよね。あれがAPI連携です。

いちいち、名前や住所、年齢といった情報を入力しなくても、グーグルやフィスブックと連携して、そこに登録している情報を呼び出し、それを活用して会員登録ができるわけです。

また、データを横展開できるというメリットだけではありません。この例で言えば個人情報はフェイスブックやグーグルのサーバーに保管されているわけです。世界的なサービスであることからも分かる通り、そのセキュリティレベルは非常に高いものになっています。自社でそれを一から構築するのは手間も時間もかかるわけで、そういった連携先のサービスの仕組み自体を利用することできるのがAPI連携です。

少しAPIについての説明が長くなってしまいましたが、クラウドサインCONNECTではこの技術を採用しています。クラウドサインの窓口と、その他システムの窓口をつなぐことで、あるシステムを使いながら簡単にクラウドサインを起動することができるようになります。

電子契約の連携で言えば、顧客名や住所、代表者名などは契約情報として入力する必要がありますよね。それらを自社の管理システムには入力しているはずです。クラウドサインCONNECTを使えば、そういったデータを呼び出して契約書を作成することができます。また、契約締結したあとはその締結データ(PDFデータやその他レコード)を管理システム側に紐付けることができます。

あっちにこっちに情報がある、というのが管理においては最も避けなければいけない問題です。窓口をつないでいれば、どちらかで行った行動がもう片方とつながり、全体を一括管理することができるということが、クラウドサインCONNECTのメリットといえるでしょう。

クラウドサインCONNECTの注意点

IMPORTANTと書かれた付箋

自社サービスとのつなぎ込みにエンジニアの力が必要になるので、それなりの工数が必要になります。連携することによってオペレーションが本当に円滑になるのか、他に方法はないか、費用対効果はどの程度でるのか、については事前によく検討しておく必要があります。

工数をかけて連携しますので、仮にもっといいサービスがでてきたとしてもクラウドサインから乗り換えることは難しくなると思います。クラウドサインが自社にフィットしたものかどうかは他の電子契約サービスとも比較しましょう。
クラウドサインは直感的な操作やシンプルな画面で使いやすいのですが注意すべき点もあります。

・締結書類のインポートはPDFのみ対応。ワードやエクセルで作成したデータを一度PDFに変換する、という工程を踏む必要があります。

・契約内容の変更・修正をクラウドサイン上で行うことはできません。

・契約内容はクラウドサインとは別の方法で社内外のチェックをうけて、フィックスさせておく必要があります。

・プロジェクトや部署ごとにフォルダを作成して閲覧権限を振るという操作もクラウドサインではできません。

・メンバーが勝手に契約締結することを防ぐために、管理者を通さないと送信できない、などのワークフローを固定する機能は月10万円のプランでしか使用できません。

上記の点は事前にしっかりと確認しておく必要がありそうです。

クラウドサインCONNECTの料金プラン

豚の貯金箱

個々の連携対象・連携先によるため、料金プランを確認するには営業担当との個別面談が必要です。

クラウドサインではチャットによるカスタマーサポートが充実しています。問い合わせに対しては5分、10分で回答が来ますので、まずはこちらに問い合わせて営業担当につないでもらいましょう。

クラウドサインCONNECTとは?|まとめ

今回はクラウドサインCONNECTについて調査してみました。

まとめると、

・クラウドサインコネクトは自社で活用している既存サービスとクラウドサインをつなげるサービスです

・これまでは顧客とのやり取りにおける契約業務についてシステム外で行っていたものが、シームレスに契約締結が可能となる

・契約に関するミスや漏れをなくし、契約締結までの流れをスピードアップさせることが期待できる。

・契約締結サービスとしてはクラウドサインなので、直感的な使いやすさなどはそのまま

・個別に各サービスとのつなぎこみが必要になるため、費用についてはケースバイケース

・工数をかけて連携することになるので、仮にもっといいサービスがでてきたとしてもクラウドサインから乗り換えることは難しくなることには注意

となります。