契約締結をよりスピーディーにするクラウドサイン#makeとは?

契約締結をよりスピーディーにするクラウドサイン#makeとは?

今回はクラウドサイン#makeについて調べてみました。

クラウドサイン#makeとは?

PCの上に雲の置物

クラウドサイン#makeは、kintone上の顧客情報や商品情報などの情報から自動で帳票(秘密保持契約書、業務委託契約書、請求書、発注書、見積書、納品書等)を出力し、メールアドレスを記入することでシームレスに取引先と契約締結完了することが可能になります。

Kintoneを使っていれば、情報管理のために常にKintoneにアクセスしていることになるかと思います。営業管理のために利用していた場合、見込み客に対してアプローチを続けて見事受注となった際に申込書や契約書を作成することになります。従来のオペレーションでは、社内サーバーのファイルから契約書ひな形を持ってきて、契約書案を作成し、社内で押印するための申請書も作成して、それをメールまたはワークフローシステムで法務部にわたし、その後先方にメールで送るというやり方が一般的だと思います。

クラウドサイン#makeでは、Kintoneで情報管理をしつつ、クラウドサインとの連携ボタンを押すだけで契約書作成画面に移行し、手順にそって進めていくことで契約書作成から社内申請、先方への送付・締結まで完了してしまいます。

使用にあたってはKintoneの画面からクラウドサインのアプリケーションをプラグインする必要があります。詳細な手順はここでは記載しませんが、難しいものではありません。

クラウドサイン #makeを導入するメリット

PSと雲

Kintoneを普段から使っている場合には、その延長線上で手間なく電子契約を締結できる、というのが一番のメリットです。
あっちのシステムを開いて、こっちのアプリを開いて、とあちこちにアクセスしなければいけない、というのは慣れていても結構なストレスがかかります。特に多数の顧客を管理しているなどの場合、顧客に関する作業や情報はすべて一つにまとめておいて、何をするにもそこにアクセスすればよい、という状態の方が業務の効率はあがるでしょう。

帳票作成
kintone上の顧客情報や商品情報などの情報から、簡単な初期設定だけで、自動で帳票を作成・出力することが可能です。すでにKintoneに入力されている情報なので、宛先入力のミスといったこともありません。また、勝手にあちこちに契約書を送ってほしくない。Kintoneに登録している顧客とでなければ契約のやり取りはできない。といった制限を設けることにも使えそうです。

契約締結
これはクラウドサインと同じです。
クラウド上で契約締結作業が完結しますので、紙の契約締結に必要な契約書の印刷、押印、封入、送付作業が必要なくなります。もちろん郵送代や印紙代もかかりませんので大幅なコスト削減が可能です。

契約書の保管・管理
締結された契約書はKintone上に保管されます。作成から保管までKintoneで行えます。
いつでも検索・ダウンロードが可能です。

電子契約ですので、契約書の作成・印刷・捺印・送付などの煩雑な契約締結業務の効率化と印紙代削減などのコスト削減が可能になります。契約の相手方は、クラウドサインにも、kintoneにも登録する必要はありません。

クラウドサイン #makeを使う際の注意点

警報機

クラウドサイン#makeを使うにはサイボウズのKintoneを導入している必要があります。使っていない場合には新たにKintoneを導入する必要があります

また、初期設定は全て自身で行う必要があります。こういったアプリケーション設定やAPI連携のことがよくわかっていれば問題はないと思いますが、慣れていない場合にはうまく設定できないという事態も予想されます。

そういった企業のためには「クラウドサイン for kintone」というサービスも用意されています。クラウドサインとKintoneを連携して、Kintone上で契約締結を完結させるという点では全く同じなのですが、こちらのfor Kintoneは帳票を作成する際のマッピングなど初期設定は全て弁護士ドットコムが請け負ってくれます。そのための費用は別途必要となります。

Kintone上で完結するとはいえ、ベースとなるのはクラウドサインなので通常版クラウドサインで注意すべき点があることには変わりないといえます。
例えば、

・締結書類のインポートはPDFのみ対応なので、契約内容の変更・修正をクラウドサイン上で行うことはできない。

・契約内容はクラウドサインとは別の方法で社内外のチェックをうけて、フィックスさせておく必要があること。

・また、プロジェクトや部署ごとにフォルダを作成して閲覧権限を振るという操作ができないこと。

などが挙げられます。

クラウドサイン #makeの料金プラン

ぶたの貯金箱

【クラウドサイン #make】
固定費用 25,000円/月
送信件数ごとの費用 100円/件
ユーザー 無制限

【クラウドサイン for kintone】
初期費用:18万
月額費用:3万〜
ユーザー無制限

「クラウドサイン for kintoneは」はクラウドサインとKintoneを連携して、帳票セット等の初期設定を一括でお願いできるサービスです。セットアップを行ってもらうためのコストは18万円ということですね。月額費用についてはHP記載のままですが、for Kintoneが1通あたりの金額設定になっていないのは何か理由があるのでしょうか。ここは確認できていません。

クラウドサイン #makeとは|まとめ

今回はクラウドサイン #makeについて調査してみました。

まとめると、

・クラウドサイン #makeは、Kintone上の情報をもとに契約書や請求書をシームレスに発行することができる。

・帳票作成、保管はKintone上で行われる。

・すでにKintoneに入力されている情報なので、宛先入力のミスといったこともない。

・Kintoneに登録している顧客とでなければ契約のやり取りはできない。といった制限を設けることにも使用可能。

・クラウドサイン for Kintoneというサービスもあり。異なるのは初期セットアップを自社で行うか弁護士ドットコムにお任せするか。お任せする場合は初期コストが18万円かかる。

・Kintone上で完結するとはいえ、ベースとなるのはクラウドサインなので通常版クラウドサインで注意すべき点があることには変わりない。

となります。