対面申し込みができる電子契約アプリ、クラウドサインnowとは?

対面申し込みができる電子契約アプリ、クラウドサインnowとは?

今回はクラウドサインnowについて調べてみました。

クラウドサインnowとは?

コードにつながった雲

クラウドサインnowは、対面の店舗系ビジネスにおける各種申込をタブレット入力に置き換えて、顧客情報を手間なくデータ化・一元管理するサービスです。

ほぼBtoCのビジネスで使われることになると思います。例えば説明会に行ってアンケートに答える、その後体験に行ってまた書類を記入する。その後本申込みのときにまた書類を書かされる。といった経験はないでしょうか。店側も好きでそのような重複タスクを取っているわけではありませんが、紙ベースで対応していると顧客データを一元管理することが中々難しいので、こういった事が起きるわけです。
使うシーンとしては各種業界を問わず、対面で取得する同意書、申込書などで活用することができそうです(例:家電量販店、フィットネスジム、アパレル、学習塾など)

サービス自体はシンプルなもので、タブレット上に手書き入力した文字を読み取って、自動的にデータ化されます。データ化されているので、前回すでに入力している顧客であればそれを呼び出して、追加で記入が必要な部分のみ記入してもらう。というオペレーションに変えることができます。顧客にとっても、店側にとってもメリットがあるものです。

クラウドサインnowを導入するメリット

紙飛行機

まずは「最初からデータ化される」という部分で手入力の工数が削減されます。これまでは、顧客が紙に書いた情報を店舗スタッフが手動でPCに打ち込んでデータ化する、という手間がかかっていました。

これらの作業は本業の業務をしながら行うことは難しいので、接客対応の合間や閉店時間後にまとめて入力することが多いことでしょう。当然、それらは残業の発生原因になります。また、お客様が手書きし、それを手で入力する、という2つの手作業を挟んでいるため、その分当然ミスも起こりやすくなります。

クラウドサインnowは顧客が入力した情報がそのままデータ化されるため、スタッフの工数を削減することができます。その分の時間を接客対応や社員教育など、本業に充てることができます。手作業のステップも減るためミスの確率も低くなるでしょう。

また、同じお客様が来店ステップ(初回、体験、本申込みなど)に応じて何度も書類を書くという事態が発生していることもあります。紙でそれを管理することもできないわけではありませんが、そのために別の手間が発生してしまいがちです。お客側にとっても、また同じような書類書かなきゃいけないの?という二度手間、三度手間を感じる原因になります。

電子管理であれば、お客様の名前で検索して前回のデータを呼び出して、その続きを書いてもらうといったスムーズなオペレーションを実現することができるのです。

クラウドサインnowを使う際の注意点

信号機

自社のお客様がタブレットを使った操作ができるのかどうか」というのは当たり前ですが事前に考慮しておきましょう。最近の高齢者はスマホを利用している人も増えているため、さくさく入力することができる人もいますが、一方でそれが難しい方、嫌がる方もいらっしゃいます。そのような場合の対策(紙申込書も平行して使う、分かりやすい入力マニュアルを整備する、スタッフがヒアリングしながら変わりに入力する、など)も考えておきましょう。

ツールを導入すれば必ず問題がガラッと解決するわけではありません。申し込みのタブレット処理とは少し内容が違いますが、問診工程でタブレットを取り入れて、業務効率化を図っている医療機関が徐々に増えているようです。しかしこれも、事前準備(職員への教育、患者への説明)によってその効果の程度は変わると聞いたことがあります。クラウドサインnowについても同じことが言えるのではないでしょうか。

また、費用対効果も大切です。そもそも申込書類などの対応に、社員の人や時間がどの程度使われているのか。まずは現状を把握する必要があるでしょう。クラウドサインnowを導入することによって、どのくらい時間コストを削減することができるのか、それは月額費用にみあった費用対効果なのかを検討・検証することが重要です。

クラウドサインnowの料金プラン

風船に繋がれた$マーク

クラウドサインnowの費用は以下の通りです。

月額固定費用:50,000円
ユーザーごと月額費用:8,000円/ID
送信件数ごとの費用:200円/件
帳票出力費用:20円/件
初期設定費用:要相談(帳票作成枚数によって変動)

月額固定費用変動費用の組み合わせですね。
顧客一人ごとに200円かかりますので、例えば月100人の利用があれば2万円です。IDの数については使いまわしをすることを前提に、3つで2.4万円。そうすると月9万強。年間約100万円の出費となります。電子契約のように収入印紙や郵送費削減効果は出ないでしょうから、この出費に見合うだけの効果がどこにどう発現するのか、というのは経営者にとっては重要な論点です。

クラウドサインnowとは?|まとめ

今回はクラウドサインnowについて調査してみました。

まとめると、

・クラウドサインnowは、対面の店舗系ビジネスにおける各種申込をタブレット入力に置き換えて、顧客情報を手間なくデータ化・一元管理するサービス。

・入力工数の削減、入力ミスの削減といった効果が期待できる。

・全てデータ管理しているため、顧客が何度も書類を書くという事態も避けられる。前回作成したデータがあればそれを呼び出して必要な部分だけ記入してもらう、という無駄のないオペレーションで回すことができる。

・顧客がタブレット入力を問題なくできるか、また仮に問題が発生するとしたときにどのような対応(紙戸の併用、社員教育、入力代行など)が必要かは事前に解決しておくことが、最大限の効果を出すためには望ましい。

・月額固定費用と変動費用の組み合わせ。月額50000円の固定費用と、ユーザー数や送信件数ごとに費用が発生する。しかし電子契約ほどに収入印紙や郵送費削減といったコストメリットは出ない

・クラウドサインnowにかかる費用とそれによる業務効率化の大きさを比較して、費用対効果がきちんと出るかどうか。自社の今のオペレーション内容やその労力につて現状把握は必須。

となります。