クラウドサインの新サービス「クラウドサインSCAN」の機能とは?

クラウドサインの新サービス「クラウドサインSCAN」の機能とは?

今回はクラウドサインスキャンについて調べてみました。

クラウドサインSCANとは?

雲

紙の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力データのインポートまでを全て代行するサービスです。

スキャンされたデータはPDF化されて全文OCR処理が行われます。そのデータはクラウドサインに連携して、締結済契約書として蓄積されます。

電子契約を導入したいけど、これまで紙で締結していた契約書が残ってしまっている。新しい契約書は電子で古い契約書は紙で管理となると、2度手間が発生したり、どっちに目的の書類があるか分からなくなって非効率です。紙の契約書を電子化してクラウドサイン上に全て残しておけば、そういった手間もなくなりますね。またデータなので検索性、携帯性が向上します。手間をかけずに、契約書の検索日付確認などの契約管理を行うことができます。

書類をPDF化して、タグ等の情報をつけるという作業は1枚、2枚であれば大した時間はかかりません。しかし、これまで保管してきた量となると数百枚単位になることもあります。スキャン機器の数にも限りがあるでしょうから、人手を投入すればすぐに完了する。というものでもありません。自社でやるとしたら事務員やアシスタント職が担当することになると思いますが、通常業務の合間でそれを行っていては完了するまでに何ヶ月もかかりそうですし、そもそも残業にもつながってしまいかねません。

そういった負担を請け負ってくれるのがクラウドサインSCANです。

クラウドサインSCANを導入するメリット

鉛筆

前の項目ですでに触れていますが、クラウドサインSCANによるメリットは「作業負担の軽減」「契約書管理の効率向上」の2点です。

作業負担軽減については、その言葉の通りです。自社で行うのは時間がかかりますし、何より収益を生む活動ではないため、ここに時間を使うのは非生産的です。極論ですが、「何でこんなことやっているんだろう」と思わせてしまったら社員の士気を低下させる要因にもなってしまいます。規模にもよりますが、こういった間接的かつスポットの業務は外注に代行するメリットが大きいです。

契約書管理の効率向上については、検索性・携帯性の向上です。今まではキャビネットからドッチファイルを取り出して、目的であろう契約書にあたりをつけて取り出して、実際に中を見てみないことには内容を確認することができませんでした。しかし電子化してあればOCRスキャンでキーワード検索ができるようになります。「あの契約書どこだっけ?」「担当者誰だっけ」という問い合わせに対して、電子化していれば一発で見つけることができるようになります。

また、これはクラウドサインSCANに限った話ではありませんが、紙がPDFになれば保管場所が丸ごと空きます。オフィスであればその分本棚を置いたり、会議室にしたり、ランチスペースにしたり新しい使い方ができそうです。外部に倉庫を借りていた場合はその賃借料が削減できます。

クラウドサインSCANを使う際の注意点

人差し指に巻かれた赤い糸

納期と最低発注部数には注意が必要です。

納期は

<シングルプランの場合>
1,000部で約1,000ページ(1部1ページ)のスキャンと5項目の書類情報入力の場合
目安納期:原本ご入稿、作業仕様書確定後より1ヶ月~1ヶ月半程

<マルチプランの場合>
1,000部で約10,000ページ(1部10ページ)のスキャンと8項目の書類情報入力の場合
目安納期:原本ご入稿、作業仕様書確定後より3ヶ月~4ヶ月程

※最低発注部数は600です。

急ぎで紙を電子化しなければいけない。という場合にはスケジュールが合うかどうかは事前に検討しておきましょう。

クラウドサインSCANの料金プラン

FEESと書かれた積み木

クラウドサインスキャンの料金は発注部数に応じた従量課金制をとっています。

注文書などの1枚ものを対象としたシングルプラン:320円/1部
契約書などを対象としたマルチプラン:600円/1部

※最低発注部数 600部
※クラウドサインでの書類保管費用:1,000部あたり10,000円(スキャンした書類のみが対象。電子契約の書類には保管費用はかかりません)

例えばシングルプランを例にシミュレーションをしてみます。
シングルプランはペラ1枚の書類をスキャンするプランです。冊子になっているような書類はマルチプランで対応となります。

シングルプランで1000枚の書類をスキャンした場合、かかる費用は

1000×320=32万円

です。(別途保管料が毎月1万円かかりますが、ここでは省略します)

【保管スペース】
一つのドッチファイルに100~200枚は入りますから、ドッチファイル5~10個文です。ちょっとした机一つ文くらいの空きスペースが作れそうですね

【時間】
スキャン機器2台(2名で分担)で通常業務をやりながら1日20枚のデータをPDF化、書類情報を入力するとしましょう。そうすると1日で40枚分の書類がPDF化できるので、1000÷40=25日。約1ヶ月ですね。クラウドサインSCANでも1ヶ月~1ヶ月半の作業期間とあるので、だいたい同じくらいです。

【コスト】
1枚スキャン、情報入力、保管するのにかかる時間は3分ほどですかね。1000枚対応するには3000分=延べ50時間かかります。
作業員の時給が2000円だとすると人件費は10万円です。

このように見てみると、コストには20万円以上の差が出ています。手間を請け負ってもらうので当然の結果ではありますが、費用対効果を検討する一つの参考にしてください。

クラウドサインSCANの機能|まとめ

今回はクラウドサインSCANについて調査してみました。

まとめると、

・クラウドサインスキャンは紙書類のスキャン、インポートを代行するサービス

・具体的にはPDF化、OCR処理、書類情報の入力、クラウドサインへの格納を代行してもらえる

・クラウドサインSCANによるメリットは「作業負担の軽減」と「契約書管理の効率向上」の2点

・紙を電子化することで、空きスペースが生まれて、検索性も向上する

・料金は320円~600円/1部。最低発注部数600

・作業時間は自社でやってもクラウドサインSCANであっても大きく変わらなそう。(1000部でシミュレーションした場合)コストは20万円以上の差が発生する。

となります。