使いやすいのは?クラウドサインと他電子契約サービスを徹底比較!

使いやすいのは?クラウドサインと他電子契約サービスを徹底比較!

今回は電子契約サービスの各社比較を行ってみました。

電子契約サービスとは?

握手する手

電子契約システムとはこれまで紙で行っていた契約書の締結や管理を、インターネット上で行うシステムです。紙で締結する場合に製本・郵送・返送・締結という流れで時間と費用がかかっていましたが、オンラインで完結することで業務効率向上とコスト削減が期待できます。

電子契約サービスを導入するメリット

プラスマークと男性

電子契約のメリットは様々あります。大きく、金銭的メリットと時間的メリットがあります。時間的メリットについてはこれまで行っていた工程がそもそもなくなるケースと、工程はあるもののそれがスピードアップするケースに分かれます。一つずつ見ていきましょう。

【金銭的メリット】
最も分かりやすい効果は印紙代です。印紙税が何にかかるかという点については非常に細かいので、参考ページをのせておきます。https://www.nta.go.jp/publication/pamph/inshi/pdf/zeigaku_ichiran.pdf

例えば200円の印紙を使っていて月20件程度の契約書を結んでいた場合、印紙代だけで月4000円、年間48000円の費用が発生しています。これがそっくりそのままなくなるわけなので効果としてはとてもわかり易いですね。
また、郵送代も同様に削減されます。往復160円かかりますので、同じように月20件だとすると月間3000円強。年間で36000円です。他にも細かい部分で印刷代やインク代が削減されるので、全て合わせて年間10万円弱のコストが削減されそうです。

【時間的メリット:工程スキップ】
時間的メリットの1つ目、工程スキップについては具体的に印刷、製本、保管の業務が必要なくなります。印刷・製本については電子のイメージ通りですが、実は保管もかなり楽になります。紙でやり取りする場合は、締結した契約書のファイリング、管理台帳への記入、必要に応じて検索するためにキャビネをひっくり返す…といったことが行われますが、電子化されていればそれらは全て自動化されます。契約工程だけではなく、その後の工程にも効果があるというのが電子契約のメリットです。

【時間的メリット:スピードアップ】
契約書には複数の部署、人間が関与することが多いです。営業から法務、総務。一担当から、アシスタント、上長など…そういった人たちから承認やハンコをもらうためには、物理的にその場にいてもらわなければいけないことが大半でしたが、電子契約であればそれらをクラウド上で完結できます。また、社外とのやり取りについても同様です。紙で郵送すると、郵送だけで1,2日かかり、到着後も先方の押印フローをアナログで通し、改めてまた郵送されてくる。といった流れですべてが完結するまでに、非常に長い時間がかかっていました。それも電子契約であればスムーズになり、ケースによっては今まで数日かかっていたものが、数時間で完結してしまった。ということもあるようです。

人気約電子契約サービス4選!

4つの道の表示

今回は4つの電子契約サービスをご紹介します。
ドキュサイン、クラウドサイン、Holmes、NINJA SIGNの4つです。

【ドキュサイン】

ドキュサインは、カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置くDocuSign、Inc.が提供する電子契約サービスです。世界規模で見たときの電子契約市場におけるシェアは堂々の1位ですが、日本においてはその存在感が少し薄く見えます。企業HPによれば、世界180カ国・50万社以上で導入実績があるようです。世界規模で展開していることから多言語対応にも強いです。

また、API連携が豊富で、300を超えるサービスとの連携を構築しています。例えばすでに社内で利用している営業管理システム(セールスフォースなど)からドキュサインに連携して契約業務に移行する。ということが可能となります。
クラウドサインを始めとした日系サービスでもそのようなAPI連携は可能ですが、その連携可能アプリの数が桁違いに多い。というのが最大の特徴です。
ドキュサインの料金体系はユーザー数当たりの月額課金制で、一月10ドル/一人から利用することが可能です。

料金から分かる通り、かなり手軽に始められる金額設定になっています。世界的なシェアの高さも信頼に値します。しかし、個人的な意見になってしまいますが「ドキュサインを使いたいか」と言われると答えはNoです。外資系サービスによくあることではありますが、まずHPやQAがわかりにくく、目的の情報が探しにくいです。おそらく色々高度な機能が詰まっているんでしょうが、それを使いこなせるようになるまでにはかなり慣れが必要そうです。実際にダッシュボード上で契約書作成やその他機能を使用してみましたが、直感的に使えるようなものではありませんでした。

【クラウドサイン】

クラウドサインは、弁護士.comが運営している電子契約締結サービスです。
事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されます。

先程はドキュサインは世界No1シェアと言いましたが、クラウドサインは国内No1シェアを持っています。2019年9月時点で登録社数は5万社を超えており、様々な業界の大手企業で導入されています。セールスフォースやKintoneといった代表的なシステムとのAPI連携も可能です。
多くの企業が採用していることもあり、UIは非常にわかりやすく作られています。クラウドサインSCANという関連サービスも展開しており、既存の紙資料をデータ化を代行してクラウドサイン上に保管することも可能です。
大企業で導入されていることから、セキュリティ機能についても申し分ない事がわかります。

一方でPDFのアップロードしかできず、フォルダ管理もできないため、「クラウドサイン上ですべての書類を管理する」ということについては難しさが残ります。あくまでも契約締結時に使うサービスであり、テンプレを更新する、書類のバージョン管理をする、種類ごとにフォルダ分けする、といった管理業務についてはクラウドサインの外で行う必要があります。

【Holmes】

Holmesは株式会社Holmesが運営する契約マネジメントシステムです。設立は2017年とまだ新しい会社です。
契約書作成サービスの中で他社との違いが特に見られるのは共同編集機能です。ルームを作成して、Holmesの仕組みの中で契約締結相手が文言の編集を行うことができます。

シビアな条件交渉が求められる契約であっても、ドラフティングから契約締結までを一貫して行う事ができるのは一つの強みです。
Project Cloudという機能を使えば、プロジェクトA、Bごとに誰が関与しているのか、そのプロジェクトにおけるタスクは何か、タスクはどこまで完了しているかを管理して、そのプロジェクトに紐づく契約書も一覧で見ることができます。CS体制も手厚くなっており、導入決定後のコンサルティング、使い方の説明会開催、電話やチャットによるサポート、ユーザーを集めた月1のミートアップ開催が行われています。

スタンダードプランでは月額約8,000円からアカウントを開設できますが、最低契約アカウント数があることには注意が必要です。1アカウントから利用するということはできず、契約するためには結局月数万円のコストが必要ということもありえます。様々な機能を持つHolmesですが、自社の規模やオペレーションレベルでそれを全て使う必要があるか。高いコストにならないかは検討しましょう。

【NINJA SIGN】

NINJA SIGNは株式会社サイトビジットが運営する電子契約締結サービスです。
今回紹介しているサービスの中では最も後発のサービスになります。

サービスの特徴としては、契約書作成から保管・管理までの流れを全てNINJA SIGN上で完結できることと、唯一の定額料金制を取っていることです。

NINJA SIGNではWordファイルをそのまま取り込むことができます。これは契約書テンプレートをワード書式のまま作成できるということに加えて、文書管理ツールとしても使えるということです。一般的に殆どの文書はワードで作成されていると思いますが、それらを全てNINJA SIGNに取り込むことができます。また、ワークフロー機能がついているのもプラスポイントです。文書管理としても使いつつ、必要なときには電子契約締結も行うことができ、各種社内で申請を行うためのワークフローも活用できるのです。

料金も3000円から利用することができます。メインとなるであろうプロプランについては12アカウントで月3万円です。

まだ参入して日が浅いということもあり、細かい機能面については他社に劣る部分もありますが開発が追いつけば同じ土台にのるでしょう。むしろ文書管理、電子契約、ワークフローが使えて、かつ何通使っても料金定額。それでこの価格というのはかなり特徴的かと言えます。前述のとおり、機能についてはこれからの部分もあるため、大企業というよりはむしろ中小企業で、まだあれこれのシステムも使っておらず「これ一つで色々済ませたい!」という場合にはイチオシです。

項目別ランキング!

星と積み木

それでは実際に使用してみた結果をランキング形式にしてみました。

使いやすさ
1.NINJA SIGN
2.クラウドサイン
3.Holmes
4.ドキュサイン

料金
1.ドキュサイン
2.NINJA SIGN
3.Holmes
4.クラウドサイン

セキュリティ
1.クラウドサイン
2.Holmes
3.ドキュサイン
4.NINJA SIGN

使いやすさでは全機能が揃っているNINJA SIGNが最も優れていると感じました。締結から管理まで、連携サービスなどを使用する必要がなく、これ1つで完結しているのがとても魅力的だと感じました。

料金については世界一の電子契約サービスドキュサインが最も低価格で手軽に導入できそうです。慣れるまでに多少時間は掛かりそうですが導入までのハードルが低いのが魅力的です。

セキュリティについては国内No.1のシェアを誇るクラウドサインが堂々の1位です。セキュリティを強化するにはビジネスプランやオプションプランへの登録が必要となりますが、セキュリティ重視の会社にはぴったりではないでしょうか。

クラウドサインとその他電子契約サービス比較|まとめ

今回は電子契約各社について調査してみました。

まとめると、

・使いやすさ1位はNINJA SIGN

・料金の安さ1位はドキュサイン

・セキュリティの安心1位はクラウドサイン

となります。自社がどの機能を重要視しているかによって、どの電子契約サービスを導入するのがよいか考えることをおすすめいたします。