電子署名は法的に有効?クラウド契約の疑問点を解決いたします!

電子署名は法的に有効?クラウド契約の疑問点を解決いたします!

電子契約にかかせない仕組みの一つである電子署名。
電子署名に関する疑問の一つに、「ハンコも押してないし実体もよくわからないけど法的に問題ないのか」ということが挙げられるのではないでしょうか

今回は電子署名の法的な有効性に加えて、電子サインと何が違うの?そもそもどういう仕組になってるの?などについて調べてみました。

電子署名と電子サインの違いとは?

電子署名とはコンピューター世界におけるハンコのようなものです。文字や記号、マークなどを電子的に表現して行う署名行為全般を指します。

つまり、誰が作った文書なのか、改ざんされていないか、を証明するものです。具体的な仕組みは次の項目で説明しますが、データを暗号化することを電子署名とよんでいます。

これに対して、電子サインとは電子文書において手書き署名の代わりになるものです。具体的には、PDF化された契約書にタッチペンや手で自分の名前を入力し、それを電子文書上で署名として利用できるものです。最近は宅急便の受け取りが印鑑ではなくて電子サインになっている事業者も多いですよね。

電子署名の仕組み

送信者と受信者それぞれのアクションで仕組みを説明します。

【送信者のアクション】

・送りたい電子文書のハッシュ値を計算してハッシュ化します。
・ハッシュ化したものを暗号化します。(これが電子署名です)
・その暗号化したハッシュを電子文書に添付して送信します。

※ハッシュ値とはそのデータに対して与えられる1対1対応の完全にユニークな値(数字や英語の羅列)のことです。

【受信者のアクション】

・電子文書と暗号化されたハッシュを受け取ります。
・電子文書そのもののハッシュ値を計算します。
・暗号化された電子署名を復号してハッシュ値を取得します。
・上記2つのハッシュを照合します。

ハッシュ値を比較して一致を確認することで、電子データが途中で改ざんされていないこと、送信者本人(=鍵の持ち主)から送られてきていることを証明することができます。

暗号化する、復号化するために使用するのが「鍵」というものですが、日本では、「電子署名及び認証業務に関する法律に基づく特定認証業務の認定に係る指針」の第3条で、RSA、DSA、ECDSA の3方式が指定されています。いずれも公開鍵暗号方式に基づく方式です。

ちなみに公開鍵とは、その名の通り他者に公開する鍵です。公開鍵の対になるものとして秘密鍵というものがあります。これはその個人しか持っていないものです。公開鍵と秘密鍵はセットになっています。例えば公開鍵Aと秘密鍵Aがセットだとしたら、公開鍵Aで暗号化したものは、秘密鍵Aでしか復号できません。逆もまたしかりです。このようにして、鍵を持っていない人が勝手に暗号化、復号化をできないようになっています。

電子署名のメリット

「電子署名は電子契約の際に合意成立のエビデンスとして活用できるのか」という点については、問題なく活用できるというのが回答です。実は日本では2001年に「電子署名法」が成立し、電子署名は押印やサインと同じ効力を持つことになっています。

通常の契約と法的根拠は何ら変わらないということを踏まえると、電子署名を活用した電子契約のメリットには下記のような効果が想定されます。

印紙税、郵送料などのコストを削減

郵送料が削減されることについては特に説明はいらないでしょう。そもそもなぜ印紙代が必要かということについて、詳しい説明は省いて簡単に説明すると契約の多くはその背後に経済的利益が発生しています。また文書化することで、その取引や法的根拠が明確になる。その法が安定化しているのは国の活動によるものであり、文書作成でその恩恵を受けているから税を負担する、というのが根拠です。そして、この印紙税は課税文書に対してかかる税金です。現状では課税文書は紙の書面に書いて交付するものと解釈することができるため、電子契約によって締結された契約書には印紙税がかからないとされています。

業務の効率化を実現

契約書作成には多くの工程を踏むため、業務効率化の効果は幅広いです。大量作成、大量送付が可能になったり、当方・先方のハンコ待ちの時間がなくなってスムーズに契約が結べるようになります。

【契約前】

データ入力、内容のチェック(社内・社外)、製本、社内ルールに基づく押印、印紙の購入・添付、郵送の準備・送付、送付履歴管理など。

【契約締結後】

契約書のファイリング、保管、保管場所の整理、閲覧作業など。

保管スペースが不要

これはもう説明する必要はほとんどないかと思います。
毎月膨大な数の契約を紙の契約書を用いて行っていると、その保管場所に困ってしまうということもあるかと思いますが、電子署名では保管場所は不要となります。

契約書の改ざんを防ぐことでコンプライアンスを強化

電子署名の仕組みは先程説明しましたが、タイムスタンプ等と組み合わせることで、電子契約書の改ざん難易度を高くすることができます。
そうすることでコンプライアンス強化につながると考えられます。

電子署名のデメリット

下記はデメリットというよりは電子契約における論点として覚えておいて頂きたいことです。

1:多くの契約は電子的に締結することができますが、法律上、書面での締結が求められる契約が一部あります

例:定期借地・定期建物賃貸借契約、取り壊し予定建物の賃貸借契約、宅地建物売買等媒介契約、マンション管理業務委託契約、訪問販売等特定商取引における交付書面など

これは一例であり、書面の電子化は経済界や産業動向に合わせて運用の見直しが進みます。実務で利用するにあたっては、関係省庁や専門家に確認してください。

2:相手方が電子契約に消極的な場合、自社の判断だけでは電子契約を締結できない、という場合があります。

これは電子契約に限った話ではなく、新しいサービスであれば常に発生するハードルです。特にITリテラシーの低い企業や担当者を相手にする場合は、新たな負担がかからないことや業務が楽かつ早くなることを説明することが必要になるでしょう。

3:電子契約サービスの導入は自社にとっても新しいことです。社員への説明や既存フローの見直しが必要になる場合があります。

電子署名とは?クラウド契約の疑問点について|まとめ

今回は電子署名について調査してみました。

まとめると、

・電子署名とはハンコのような役割。誰が作った文書なのか、改ざんされていないか。を証明する。

・具体的には完全ユニークな値であるハッシュを暗号化することが電子署名である・送信されてきた文書のハッシュと、暗号化されたハッシュの両方を照合して一致していることが確認できれば、改ざんされていないことが分かる。

・電子契約は業務効率化、コスト削減といったメリットが期待できる。

・一方でまだ全ての契約を電子的に締結できるわけではない。導入にあたっては既存フロー飲み直しや社員教育が必要となる場合もある。

となります。現在では一部の契約では電子署名が使用できませんが、今後電子署名はどんどんとその規模を拡大し、やがてすべての契約において有効となっていくことが予想されます。そうなった時のためにも、電子署名、また電子契約について正しい知識をもっておくことが必要となるでしょう。