どんな場面で役に立つ?クラウドサインの導入事例をご紹介!

どんな場面で役に立つ?クラウドサインの導入事例をご紹介!

今回はクラウドサインの導入事例について調べてみました。

クラウドサインとは?サービス内容をご紹介

ビジネスマンのイラスト

クラウドサインは契約に関する業務を効率化するクラウドツールです。

契約には非常に多くの時間や労力、費用がかかります。契約が締結されるまでの流れとしては、①契約書作成依頼、②作成、③レビュー、④合意、⑤印刷製本、⑥押印、⑦郵送、⑧返送管理、という流れが一般的です。これだけを見ても多くのステップを踏んでいる事がわかります。

さらに、契約依頼を発信するのは営業担当、その発信を受けて作成するのは法務担当、製本や押印申請を行うのは営業アシスタント、というように、複数の部署や人員が関与することになります。人から人に情報やデータが移動するには時間がかかります。また各ステップをクリアして次のステップに進むのにもリードタイムが発生します。そのために契約が締結されるまでには時間がかかるのです。

この各業務を省略したり、簡略化するのが電子化です。電子契約ではクラウド上に契約書データ(PDFなど)をアップロードして、押印者双方がそこにアクセスして内容に合意を示すことで、契約締結が行われるという仕組みになっています。一貫してクラウド上で処理が行われるため、物理的な作業(印刷や郵送など)は全て省力化されます。今までアナログで行ってきた作業が電子化されて、同じことをやるにしても半分以下の時間や労力でできてしまうなんて素敵ですね。

また、クラウドサインは「グッドデザインアワード」「HRアワード」など数多くの賞を受賞しています。電子契約自体は賞があってもなくても、その機能は変わりません。しかし、グッドデザインアワードは見やすさ、使いやすさが評価されてのことでしょうし、HRアワードもこれまで書面で行われていた労働条件通知書をクラウド化したことによる大きな業務効率実現という、使い方の部分を評価されたものでしょう。

クラウドサインで作成できる書類とは?

書類と人

クラウドサインで作成できる文書は契約書に限定されていません。

秘密保持契約書、業務委託契約書、請求書、発注書、見積書、納品書、誓約書など、文書作成を定められている一部の契約書を除いてあらゆる書類を作成することができます。

特に紐付保持契約書や業務委託契約書のような比較的ライトな契約書での利用頻度が高そうです。場合にもよりますがこれらの契約書は一般的には決められたひな形の文書をそのまま使うケースが多く、その内容の妥当性について双方が何度もやり取りをして作っていくようなタイプの契約ではありません。逆に、事業譲渡に伴う条件契約書や高額商品の売買契約書などは、禁止事項や制約条件をお互いがギリギリまで譲らずに、何度もドラフトの修正が発生することもあります。

話を戻すと、このようなライトな契約書ではテンプレートを登録しておけば、あとは数回のクリックで契約手続きができてしまう電子契約とは非常に相性がいいと言えます。また各種申込書などもクラウドサインを使うことでその回収スピードがあがって、労力も半減されそうです。申込書に手書きしてそれを手で持っていくというようなオペレーションが行われている事業は、特にBtoC事業(例:学習塾、スポーツクラブなど)においてまだまだたくさんありそうです。

クラウドサインの導入事例

目標に向かって走る人

クラウドサインでは約70もの事例が紹介されています。
それぞれは契約書の種類、業種、月間契約締結件数の軸でソートすることができ、自分の会社に近い事例を探しやすくなっています。
多くの登録社数を誇るクラウドサインだからこそできる実績公開ですね。

その中でも注目度の高い事例を2つピックしてみました。気になる方はぜひHPで他の事例も見てください。

【事例1:ライザップ】

「他社電子契約サービスから乗り換え、作業時間・待ち時間・コストが半分以下に」

・ライザップでは雇用契約の締結、処遇改定時の条件通知書、契約更新通知にクラウドサインを使用して、年間1,000件近い数の契約書類をやり取りしている

・採用が活発な時期は、中途入社のトレーナーや総合職は1カ月間に数十名ずつ、新卒も180名以上採用しています。短期間に雇用契約書を大量にやりとりする必要がある

・事業ごとの雇用形態のパターンが多く、事前にシステムに登録しておいた契約書のテンプレートを頻繁に変更する必要もあった

・クラウドサインによって労働時間は減って、契約書類にかかわる作業は半分以下に。コストも全体的にはおおよそ半減。

【事例2:クレディセゾン】

「電子契約化による時間とコストの削減が決め手」

・クレジットカードの加盟店に対する債権譲渡契約の締結にクラウドサインを利用

・これまでは、個別契約書と基本契約書の2つを郵送していた

・そのやり方では1通送るのに収入印紙4200円、郵送代500円がかかっていた

・さらに社内での押印作業や保管作業など、多くの手間がかかっていた

・クラウド上の書類に加盟店に承認して貰うだけで契約を締結できるようになり、最低でも2日はかかっていた契約締結が、1〜2時間程度で完了するようになった

・コストについても、収入印紙代、郵送代が不要になったためクラウドサインの利用料は月に契約書を3通を送るだけでペイしている

・印刷、押印、コピー等の作業がなくなったことで大幅な業務削減にも成功

その他実績はこちら→ https://www.cloudsign.jp/case/c-1/

クラウドサインの効果的な使い方

ひらめく人

短期間に多くの書類や契約書を送付するような事業では大きな効果を発揮しそうです。例えば人材派遣業などがそれに該当します。自社と派遣社員との契約もそうですし、派遣先との契約も頻繁に発生します。

電子契約ならテンプレートを用意しておけば一括送信することができ、締結したあとも自動でクラウドに保管されます。もしあとから契約書を振り返る必要があった場合、紙の管理だと膨大な量の契約書から該当するものをピックする作業には人手も時間も必要となります。

クラウドサインを利用することで、こういった契約締結・保管業務にかかる時間が大幅に短縮されることになるでしょう。

クラウドサインの導入事例|まとめ

今回はクラウドサインの導入事例について調査してみました。

まとめると、

・クラウドサインは契約書だけでなく請求書や見積書など、多くの文書で使うことができる

・特に短期間で多くの契約書を交わすような業態では、電子ならではの一括送信や手軽な編集機能が効果を発揮する。

・印紙代、郵送代のコスト削減に加えて、業務効率が向上し残業も削減される

となります。