紙の時代は終わり!今話題の電子契約サービス、クラウドサインとは?

紙の時代は終わり!今話題の電子契約サービス、クラウドサインとは?

契約開始にあたって、契約書を印刷して、押印申請して、それを郵送して、返ってきた物を保管して…という一連の流れが日本の契約では商慣習上当たり前でしたが、クラウド型の電子契約サービスの台頭でそれはもう過去のものになるかもしれません。

今回はそんな電子契約サービスの一つであるクラウドサインについて調べてみました。

クラウドサインとは?

タブレット

クラウドサインは、弁護士.comが運営している電子契約締結サービスです。
小澤征悦さんがコミカルなハンコ役を演じて、「さらば、ハンコ」というフレーズがキャッチーなTVCMも放送されています。

事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるサービスです。

秘密保持契約書業務委託契約書請求書発注書見積書納品書誓約書など、文書作成を定められている一部の契約書を除いてあらゆる書類を作成することができます。
また電子署名が施された書類の保管、管理もサービス上で行うことができ、契約業務の効率化をサポートします。

2016年からサービス提供を開始しており、リリース直後も右肩あがりで登録社数を増やしていました。近年ではそのネットワーク効果と働き方改革に後押しされてさらに急激にその登録社数を拡大しています。2019年9月時点で登録社数は5万社を超えて、業界シェアは全体の8割とも言われています。

HPには導入企業やその事例が紹介されていますが、様々な業界の大手企業で導入されているようです。例えば、サントリー、リクルート、ヤマトホールディングス、ダイワハウスなどが、このクラウドサインを使用しています。

クラウドサインのサービス内容

書類を持つ人

クラウドサインのサービスは大きく、文書締結まで締結後の管理・保管に分かれます。これはクラウドサインに限らず電子契約サービス全般に当てはまると言えます。

文書締結については、ダッシュボード上に契約書等のテンプレートを登録することが可能です。これによって契約書を社内フォルダやデスクトップから探す手間が省けたり、過去の契約書を転用してミスが発生する、といったリスクを減らすことができます。

契約書ごとに内容が異なる箇所(例:金額、日付など)については入力欄というものをテンプレートに埋め込むことができます。この操作はドラッグアンドドロップの簡単操作です。テンプレートが完成したら、それを使い回すことで、以降の契約書作成にかかる時間が短縮されます。電子サービスなので、複数の相手にまとめて文書を送付するといったことも手軽にできます。労働条件通知書、条件更新通知など大量に送る必要がある場合などは大きな業務効率アップにつながりそうです。

管理については、電子記録なので、ファイル名の検索は簡単にできますし、各ファイルごとに契約更新・終了のタイミングを登録しておけば、期日管理を行うこともできます。ただし、クラウドサインは「締結したファイルをフォルダごとに管理する」や「それぞれに別の閲覧権限を設定する」といったことはできないため、管理よりは契約締結に重きを置いたサービスのようです。

また、Salesforceやサイボウズなど、外部APIとの連携によって機能を拡張することができるのも特徴の一つです。

クラウドサインを使うメリットとは?

握手する人

大きく分けて、業務効率化コスト削減の2つのメリットがあります。

コスト削減についてはどの電子契約サービスであっても同様ですね。印紙代や郵送代、紙や印刷コストがかかりません。企業によっては月に数十万円単位の支出となっているケースもありますから、それがまるまる削減される、というのは大きなメリットです。

業務効率化については先に記載したとおりです。作成締結から管理までのスピードが圧倒的に早くなります。ただし、サービスによって締結に強いのか、管理までできるのか、という部分では開発状況が異なっています。当然ですが、すべての企業がすべての機能を必要とするわけではありません。サービスを利用する企業ごとに課題やニーズは異なりますので、自分の企業はどこに課題があるのか、どういう機能がほしいのか、というのは事前によく考えておく必要があるでしょう。

クラウドサインならではで言うと冒頭でも記載したとおり、その導入社数シェアは現在圧倒的な日本一です。電子契約導入ハードルの一つに「相手方が納得してくれない」というものがありますが、多くの企業が使っていればその事自体が安心性を生み、契約締結依頼先に対して説明がしやすくなるかもしれません。

また、詳細は別の記事で記載しますが、セールスフォースなどのAPI連携機能はもちろん、会社で使用している各種サービスに連携することも可能です。使い慣れたシステムはそのままに「契約締結の機能を付加したい」といったサービスにも対応できます。

クラウドサインを使うデメリットとは?

悩む人

クラウドサインに限った話ではありませんが、サービスの導入には当然コストがかかります。クラウドサインは締結文書数に応じた従量課金制度をとっています(200円/通)。月間数十件程度であれば大勢に影響ありませんが、1000件以上といった大量に締結業務を行っている場合、年間数百万のコストを新たに払うことになります。

とはいえ、その分印紙代の節約によってコストが浮くという考え方もあります。実際にそうであればいいのですが、自社が印紙代及びその他コストに年間いくら使っているかは事前に調べておくほうが良さそうです。

また、新しいサービスの導入によって現場が混乱しないか、ということも注意が必要です。
例えば、今までは各営業担当に裁量を持ってやらせていたことを今後はクラウドサインで管理するとなった場合には、

  • その担当者の業務手順はどのように変わるのか
  • 問題なくやれるか
  • 問い合わせ対応はどうするのか

などを考えておく必要があります。新たにコストが発生する可能性もゼロではありませんので注意が必要です。

クラウドサインとは?|まとめ

今回はクラウドサインの概要、メリット・デメリットについて調査してみました。

まとめると、

・クラウドサインは弁護士.comが運営する電子契約サービス

・契約締結から管理保管まで対応可能

・テンプレ登録して契約を締結して自動で保管される

・保管された文書は検索や期日管理が可能

・広く利用されていることから取引先からも承諾してもらいやすい

・セールスフォースなどのシステムとAPI連携できる

・従量課金制であるため、締結している文書数によっては大きなコストがかかってしまう

・締結したファイルをフォルダごとに管理することはできない

・それぞれに別の閲覧権限を設定することができない

となります。日本一の導入数を誇るクラウドサインですが、 導入する場合には自社がどのような機能を必要としているのか、今現在どの程度のコストをかけているのか、などをまずは分析することが必要となるでしょう。