クラウドサインを使用するメリットとは?利用時の注意点もご紹介!

クラウドサインを使用するメリットとは?利用時の注意点もご紹介!

いくつかある電子契約サービスですが、その中でもクラウドサインは電子契約サービスの市場でシェアNo1のようです。ではクラウドサインにはどのような特徴・メリットがあるのでしょうか。

今回はそんなクラウドサインのメリットについて調べてみました。

クラウドサインの機能とは?

パソコンを指差す人

事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるサービスです。

また電子署名が施された書類の保管、管理もサービス上で行うことができ、契約業務の効率化をサポートします。

2016年からサービス提供を開始しています。リリース直後も右肩あがりで登録社数は増えていましたが、近年はそのネットワーク効果と働き方改革に後押しされて急激にその登録社数が拡大しています。2019年9月時点で登録社数は5万社を超えて、業界シェアは8割とも言われています。HPには導入企業やその事例が紹介されていますが、様々な業界の大手企業で導入されているようです。

電子契約というと、締結とその後の管理に分かれますが、クラウドサインは主に締結に重きを置いたサービスです。ベースとなるひな形をPDF化して登録し、入力欄を配置することで簡単にクラウドサイン上にテンプレートを作成することができます。その入力欄に沿って内容を埋めていくことで、契約書作成が完了するという流れです。

具体的な機能としては、下記のような内容です。

・書類作成・送信
・電子署名+タイムスタンプ
・テンプレート作成・管理
・契約書のステータス管理
・契約書の期限管理
・チーム管理
・WebAPI
・紙書類のPDF保管(別途料金が必要)
・アカウント登録制限
・IPアドレス制限
・承認権限設定
・SSO/SAML認証
・複数部署/子会社閲覧設定

クラウドサインのメリット

プラスマークと手

クラウドサインは現在日本に存在する電子契約サービスの中では圧倒的に高いシェアをもっています。電子契約導入ハードルの一つに相手方が納得してくれない。というものがありますが、多くの企業が使っていればその事自体が安心性を生み、契約締結依頼先に対して説明はしやすいでしょう。
弁護士ドットコムが提供しているということも安心感につながりますね。

また、セールスフォース、KintoneなどとのAPI連携機能を持っているため、既存の営業管理フローと連動する形で契約管理までつなげたい。といったニーズにも対応することができます。

各API連携機能については別の記事でも案内していますが、従来のオペレーションでは、社内サーバーのファイルから契約書ひな形を持ってきて、契約書案を作成し、社内で押印するための申請書も作成して、それをメールまたはワークフローシステムで法務部にわたす。その後先方にメールで送るというやり方が一般的だと思います。

Kintoneやセールスフォースと連携すれば、それらで情報管理をしつつ、クラウドサインとの連携ボタンを押すだけで契約書作成画面に移行し、手順にそって進めていくことで契約書作成から社内申請、先方への送付・締結まで完了してしまいます。

クラウドサインを使う際に注意すべき点

注意の標識

クラウドサインは直感的な操作やシンプルな画面で非常に使いやすいです。とはいえ注意すべき点もあります。

契約業務の流れをイメージしてください。契約書作成、チェック・合意、締結、管理…大きくこの流れですが、クラウドサインのスタンダードプランでカバーしているのは主にこの「締結」の部分です。

具体的には社内チェックや先方合意は既に完了している前提となっています。クラウドサインではPDFしか取り込むことができないので、今サービス上で文言を編集することができないわけです。例えば、テンプレート化したPDFを登録して契約締結しようと思ったものの、入力項目として設定している以外の箇所に何か文言を追加、または削除しなければならないとなった場合、クラウドサイン上では対応できません。別途ワードで作成している原本までさかのぼって、該当箇所を修正し、それをPDFにしてクラウドサインに再度登録する、ということをしなければなりません。

これは社内チェックについても同様ですね。何か間違いや修正があった際に、入力項目の内容であればその流れで修正することもできますが、そうでない場合は再度ワードから作り直す必要があります。

また、そうすると何度も送信作業を行うことになるわけですが、それらに対してそれぞれ課金が発生します。一度送信して、内容に不備があって再度送るという場合は2回送信したことにカウントされます。

また、先方に署名依頼を送る際、勝手に送ることがないように上長を事前に挟む、といった制約をプリセットできるのはビジネスプランからになります。1万円のスタンダードプランではこういった制限や管理ができないんですね。また、フォルダを作成して閲覧権限を振るという機能もスタンダードプランではないことに注意です。

電子契約主流化にむけて

大都市

電子署名を活用した電子契約のメリットと考えると、下記が想定されます。

・印紙税、郵送料などのコストを削減

・業務の効率化を実現

・保管スペースが不要

・契約書の改ざんを防ぐことでコンプライアンスを強化

世界的に見ると電子契約はもはや契約締結方法としては主流になっています。
契約とは2社間以上で行われるものなので、片方の企業が電子契約を導入することで、もう片方の企業も電子契約についての情報(使い勝手・効果等)が届き導入の意向が高くなります。特に大企業が電子契約にシフトすれば、その波及効果は非常に大きなものが予想されます。

業務が効率化されることは明確であり、複数の企業が電子契約に参入していることから、今後日本において電子契約が主流になる未来もそう遠くないものと思われます。

クラウドサインのメリット|まとめ

今回はクラウドサインのメリットについて調査してみました。

まとめると、

・クラウドサインではテンプレート作成、契約書作成、押印締結、契約書管理といった契約書の作成から管理までの業務を担う。

・国内での高いシェアとAPI連携が強み。

・PDFのみの取り扱いであること、クラウドサイン上でやり取りする資料はすでに内容が固まっていることが前提であること。といった注意点もあり。

・世界的には電子契約はもはや主流。業務効率化の流れは今後も加速するため日本も近いうちに電子契約が一般的なものになると思われる。

となります。