クラウドサインは使いにくい?問題点についてまとめてみました!

クラウドサインは使いにくい?問題点についてまとめてみました!

電子契約は今後急速に普及していくことが予想されますが、とはいえまだ紙とハンコによる契約の方が慣れている、安心できる、という企業も多いかと思います。
国内では圧倒的なシェアを誇るクラウドサインですが、そのサービスや機能に問題はないのでしょうか。

ということで今回はクラウドサインの問題点について調べてみました。

クラウドサインのサービス内容

電子契約のイラスト

クラウドサインのサービスを理解するにあたって、契約のそもそもの流れを抑えておきましょう。
契約は文書ドラフトの作成、ドラフトの合意、社内申請・稟議、押印、送付、返送、保管、管理(振り返りなど)となります。
クラウドサイン含め、他のサービスもこれに準じていると言えますが、全てに対応できるわけではありません。

例えばクラウドサインの場合、ドラフト合意までをサービス上で完結することはできません。ドラフト合意まではサービス外で完結させて、フィックスされた契約書を取り扱うことになります。そのため、契約内容に変更がさほど発生しないものを取り扱うことが前提となります。
変更が生じないものはテンプレート化できますので、それを登録しておくことで作成の手間を省くことができます。テンプレートを登録しておけば変更すべきところ・変更しなくていいところが一目瞭然で作業効率があがるのと、ミスも生じにくくなりますね。

テンプレートの作成にあたっては契約書ごとに内容が異なる箇所(例:金額、日付など)をそれぞれ設定することができます。テンプレートが完成したら、以降の契約書作成にかかる時間が短縮されます。複数の相手にまとめて文書を送付するという場面もあると思いますが、それも自由自在です。大量に送るものというと、例えば労働条件通知書、条件更新通知などですね。

また、管理において必要なのは検索機能です。ファイル名の検索はもちろんできます。加えて各ファイルに諸情報を入力しておけば、それをキーにして検索することもできます。例えば、契約更新・終了のタイミングや金額などです。電子帳簿保存法に合致する要件としても保管しているファイルを各種の軸で検索できることとあるので、それにも問題なく対応できますね。

クラウドサインの問題点とは?

悩む男女

クラウドサインの口コミの中でも今後の課題について触れているものをピックしてみました。

料金が高め。送付できる通数に限りがあり、それ以上を送ろうとすると追加がで買う必要がある。一つのアドレスで、何人かが利用するなどもできないので、利用する人数が増えるとその分料金もかさむ。

1通送信につき料金がかかるので、誤った内容の契約書を送ってしまった時に少しもったいない。

フォルダを分けての保管できる仕様であれば、事業部が複数あっても自分たちの管轄だけの閲覧となり、余計な情報が見られなくてすむ。

データのアップロードがPDFのみであるため、ワードやエクセルにも対応してほしい。一々PDFに変換しなければらならない。

オンラインのサインをする際に、印鑑を押すことができない。手打ちの名前だけなので、印鑑必須の相手先などの場合、一度紙に印刷する必要があるので手間が発生する。

締結先とのドラフトのやり取りにも対応する機能があると便利。

コストについては従量課金制なので、仕方ないところではありますね。しかし、間違ったアドレス、内容で送信した場合もその瞬間に課金されてしまう、というのはデメリットのようです。

また、別の記事でも言及しましたがクラウドサインは契約締結に重きを置いたサービスということもあり、管理という部分ではまだまだと感じられているユーザーもいるようです。

クラウドサインを使う際に注意すべき点

虫眼鏡とエクスクラメーションマーク

クラウドサインは直感的な操作やシンプルな画面で使いやすいのですが注意すべき点もあります。

まず、締結書類のインポートはPDFのみ対応です。ワードやエクセルで作成したデータを一度PDFに変換する、という工程を踏む必要があります。

契約書はPDFで送られますので契約内容の変更・修正をクラウドサイン上で行うことはできません。つまり、契約内容はクラウドサインとは別の方法で社内外のチェックをうけて、フィックスさせておく必要があります。
もしクラウドサイン上で行おうとした場合、PDFを送付して要修正箇所が出てきた場合、原本を修正・再アップロードして送信する必要があります。この場合は2回送信したことにカウントされますので、その分コストもかかってしまいます。

また、 クラウドサインでは プロジェクトや部署ごとにフォルダを作成して閲覧権限を振るという操作もできません。さらに、メンバーが勝手に契約締結することを防ぐために「管理者を通さないと送信できない」などのワークフローを固定する機能は月10万円のプランでしか使えないので注意が必要です。

使いにくさを改善した電子契約サービス「NINJA SIGN」

忍者イラスト

このように国内シェアナンバー1のクラウドサインも絶対的にすべてのことができる、というわけではありません。どのサービスがよいかは、ユーザーが求める機能によるので一概には言えませんが、先程の注意点をクリアしている電子契約サービスを探していたらNINJA SIGNというプロダクトがヒットしました。

NINJA SIGNは株式会社サイトビジットが運営する電子契約締結サービスです。今回調査している電子契約サービスの中では最も後発のサービスで、現在は無料のβ版のみの公開となっているようです。問い合わせたところ、現在鋭意開発中で2019年の11月末には商用版のリリースを予定しているとのことでした。

サービスの特徴としては、大きく2点です。

・契約書作成から保管までの流れを全てNINJA SIGN上で完結できること

・定額制で何通契約してもコストが変わらない

一点目については、先程注意すべき点としてあげたポイントを解消しています。
文書の編集にグーグルドックスを採用しているため、ワードそのままをテンプレートとしてインポートできてPDF変換の必要がありません。社内チェックについてもワークフロー機能によって、適切な承認者を通してチェック・修正・送信まで行うことができます。また定額制なので、それに伴うコストもありません。
フォルダ管理、閲覧制限機能も11月の商用版では実装されているようです。(β版ではこの機能はありませんでした。)

二点目の定額制については文字通りです。クラウドサインを筆頭に他社が締結数やアカウント数に応じた従量課金制であるのに対して、NINJA SIGNは定額サービスです。ここも初期想定としての金額を問い合わせたところ

  • 使い方に応じた複数のプランを用意する
  • メインプランは月額3万円(予定)の定額

とのことでした。

クラウドサインの問題点について|まとめ

今回はクラウドサインの問題点について調査してみました。

まとめると、

・締結数に応じた従量課金であるため、ケースによっては高額なコストが発生しうる

・フォルダ別での管理機能がないため、一つのダッシュボード内で事業部ごとの管理を行うといったニーズには対応しきれない。

・テンプレアップロードはPDFのみ。社内チェックで使用することはあまり想定されていない。

・一応ワークフロー機能はあるものの、そのフローを通さなければいけない、といった制限をかけられるのは高額プランのみ。

・NINJA SIGNは後発サービスであるものの、ワークフロー機能や定額制といったクラウドサインにはない特徴を定額かつ低額で利用することができる。

となります。 日本一の導入者数を誇るクラウドサインですが、ユーザーの求める機能によっては課題と感じられる点も多くあるようです。クラウドサインの他にも電子契約サービスは多数ありますので、自社の求める機能は何なのかをしっかり分析し、どのサービスを導入するかを検討するのが良いでしょう。