クラウドサインでテンプレートを登録/編集する方法を徹底解説!

クラウドサインでテンプレートを登録/編集する方法を徹底解説!

テンプレ登録は契約書作成の最初のステップになるので、わかり易さが重要です。

今回はクラウドサインのテンプレート登録方法について調べてみました。

クラウドサインの特徴

雲の置物

クラウドサインは面倒な手続きなく、クラウド上で文書データのやり取りを行い、相手方とその内容を合意することで契約締結を行うことができるクラウド型サービスです。最近はやりのSaaS(Software as a Service)ビジネスです。

契約業務は自分方と相手方の2社が存在しているものなので、サービスを使うにあたって懸念となるのが相手は受け入れてくれるか、また相手方に負担を強いることはないか(例えば料金がこれまでよりもかかる、登録作業が必要など)といったことではないでしょうか。

クラウドサイン含め、他のサービスについてもこの点はクリアしています。契約締結依頼を受ける側については、登録作業や追加コストなどは発生しません、
締結後の契約書はクラウドサイン上に保存し、いつでも締結済み書類名で書類を検索、閲覧することができます。

あとから契約書の内容(金額、期間、担当者)を検索することもできるので、書類の管理がしやすくなります。紙ベースの管理だと、キャビネットを一つ一つ探したり、古いものだと倉庫に送ってしまっているということもあり、その場合は非常に煩雑な手続きとなってしまいます。契約締結が効率化されるのはもちろんですが、その後の閲覧や管理の手間が省けるというのも電子ならではのメリットです。

テンプレートを登録する

机の上の名刺

クラウドサインにおけるテンプレート登録はPDFファイルで行います。

テンプレートの設定画面から「テンプレートの新規作成」ボタンをクリックし、PDF ファイル・宛先・入力項目(フリーテキスト・押印)などを設置して保存します。すべてドラッグアンドドロップで設置できます。

この際宛先もテンプレートとして登録することができます。特定の人へ定期的に送るようなものは宛先もテンプレに紐付けておくといいでしょう。

テンプレート登録によるメリットは、そもそも契約書作成を一から行わなくていいこと。皆が同じテンプレートから契約書を作成できることでしょう。管理本部が契約書の雛形を更新していたが、その情報が社員全員にしっかりと届いておらず、古い契約書を使っている社員がいる。という声はよく聞く課題の一つです。

しかし注意点をあげるとすればクラウドサインは文書管理ツールではないことです。ひな形はほぼ間違いなくワードで作成されていると思いますが、そのひな形自体は社内の管理ツール(社内サーバー、GoogleDrive、Boxなど)に保管・管理されているはずです。それを更新するたびに毎度クラウドサインに取り込む。ということが必要になります。

テンプレ-トを編集する

パソコンを使う人

テンプレートは作成者のみが編集/削除をすることができます。先に記載したとおり、これで特定の管理者がテンプレートを編集して、全員の契約書作成を統一することができますね。
テンプレート画面で編集・削除したいテンプレートをマウスオーバーすると編集ボタンとゴミ箱ボタンが表示されて操作可能となります。このあたりも直感的に使うことができるように設計されています。

ただし、クラウドサイン上のテンプレートはPDFなので、ここで編集できるのは入力項目の数や配置のみです。文言そのものを変える、順番を入れ替える、文言を削除する。といった作業はクラウドサイン上で行うことはできません。
別の管理場所(サーバーフォルダ、GoogleDriveなど)で更新作業を行い、それをPDF化してアップロードし、古いひな形は削除する。という作業が必要になります。

クラウドサインはあくまでも契約締結の機能から発想しているサービスであるため、このあたりの不便さはある程度致し方ないことと言えます。

テンプレートをクラウドサイン上で作成する

雲とパソコンの絵

事前に登録したテンプレートに従ってクラウドサイン上でテンプレートを作成することが可能です。テンプレート上のボックスに必要事項を入力することでテンプレートが作成されます。

また、クラウドサイン提供で最初から誰でも使うことができる公式テンプレートも登録されています。
登録されているテンプレートの種類は以下の10種類です。

・業務委託契約書
・売買契約書
・雇用契約書
・検収書
・秘密保持契約書
・業務委託個別契約書
・委任契約書
・消費貸借契約書
・解約合意書
・発注書 兼 発注請書

業務でよく使う契約はこの契約種類でほぼ全て網羅できているのではないでしょうか。弁護士ドットコムが監修しているものなので、その内容についても不安なく使うことができそうです。
中小企業などではそもそも契約書のひな形がないこともあると思います。今はGoogleで検索すれば参考になる文書も出てくる時代ですが、やはりこのように公式テンプレートがあると安心ですね。

クラウドサインでテンプレートを登録/編集する方法|まとめ

今回はクラウドサインのテンプレート登録について調査してみました。

まとめると、

・テンプレ登録のためにはPDF形式にすることが必要。

・テンプレへの入力項目はドラッグアンドドロップの操作で簡単。

・皆が同じテンプレートから契約書を作成できる。管理本部が契約書の雛形を更新していたが、その情報が社員全員にしっかりと届いておらず、古い契約書を使っている社員がいる。といった自体を回避できる。

・テンプレの編集権限は作成者に限られるため、テンプレを全社で統一させやすい。社員が間違って削除してしまう。という事態も回避できる。

・注意点としては、クラウドサインは文書管理ツールではないこと。管理フォルダ内のひな形を更新した際には、クラウドサインに再度インポートする往復作業が必要となる。

・入力項目だけでなく、宛先もテンプレートとして登録することができる。

・入力項目として、フリーテキスト、チェックボックス、押印箇所を設置する事が可能。

・公式テンプレートが10種類用意されており、ひな形を持っていない企業であってもスグに契約締結業務にとりかかることができる。

となります。